Boa parte das pessoas que conheço tem problemas com espaço. Alguns tem um problema adicional. Trabalham direto com computador, mas não sabem organizar nada. Uma porcaria. O sujeito faz um excelente código de programa mas não acha onde colocou o disquete com a salvação do mundo. Sem falar que não consegue jogar nada fora. Pior, não tem nem idéia de onde está aquela revista cheia de dicas que irão poupar horas e horas na frente do computador. Tem que ir na banca comprar de novo ou pedir emprestado. Para variar, também fica mais fácil procurar de novo na Internet. Ou queimar um novo CD com alguém que tenha a edição on-line da revista arquivada em CD. Claro que de vez em quando é necessário achar alguma coisa. Ou arrumar tudo. Às vezes acontece um mulher na vida do cara. Mas faz tempo que isso não acontece.. além disso a poeira permite uma forma rápida de localizar qualquer coisa. Basta ver a camada de poeira. Pela espessura da camada se sabe a última vez que aquele monte de revistas foi remexido.

Chato é quando a gente pega um CD, livro ou revista e está danificado pela falta de uso. Porquê o que parecia bem guardado e valendo ouro de repente vira um lixo inútil? E aquelas baratas, de onde vieram?

Se isso tudo aconteceu com vc ou pelo menos uma parte, então não preciso falar mais nada. Se a sua mãe ou sua namorada mantêm tudo em ordem p. vc, aí a história é outra. Se vc ainda não chegou no ponto de ter qualquer desses problemas, talvez fosse legal já ir organizando, fica mais fácil com o tempo. Sei lá. Numa época da minha vida, 482 disquetes de 3 1/2 eu tinha contado (organizado é outra coisa). Hoje, tenho mais de 200 CDs, uma boa parte deles com material da Internet. Até organizei em caixas. Nem vou comentar livros, listagens de computador e outros papeizinhos. O que eu sei é que antes que vc pisque o olho, tem uma pilha de coisas que é obrigatório separar e dar destino. Senão o chão quebra e vai cair tudo na cabeça do vizinho do andar de baixo.

Papel X armazenamento eletrônico

Questão de história. Quem já passou pela experiência de trabalhar com Word 6.0 depois migrar para o Office 97 sabe do que estou falando. Na hora de gravar algum texto ou arquivo, é necessário pensar no futuro. 20 e tantos anos atrás, armazenava-se programas em fita K-7. Depois vieram os disquetes de 8 polegadas, 5 1/4, 3 1/2. Quer ver mais problemas para armazenamento? Quem guardou coisa em disquete de 360 kbytes de Apple II (não são lidos em PCs).

O mesmo está acontecendo com os CDs e DVDs. O DVD está substituindo pouco a pouco o CD como forma de armazenamento de dados, da mesma forma que o CD substituiu o disco Zip e a fita magnética de backup. Tem até um lance de disco ótico-magnético no meio, mas este eu só ouvi falar, acho que foi pro saco que nem o disquete de 8 polegadas.

Já quem guardou listagem ou livros não teve esse problema. Há livros com mais de 20 ou 30 anos de idade. Não precisam de nada para serem lidos.

Pra prevenir, o melhor é utilizar formatos não proprietários. TXT é a mesma coisa que era dez anos atrás, para armazenamento de textos. RTF é outro bom exemplo de formato de leitura que não deve mudar, ao contrário de outras coisas. JPG, TIFF e PNG são melhores do que GIF ou outros formatos. MP3, lado a lado com AU ou Real Audio, nem tem comparação. O mesmo vale pra MPEG, não dá para usar AVI ou Quicktime em qualquer micro. Por último DBF ainda é lido em qualquer software de banco de dados, seja Excell ou Access até Word lê DBF.

Guardando CDs

O problema não é só guardar o CD. É preciso garantir que quando for usado novamente ele será lido pelo computador. Não é ciência exata. O básico é guardar em caixinha, isso todo mundo sabe. Nunca deve ficar muito tempo fora dela. Se for possível guardar num lugar isolado, protegido da luz, umidade, poeira, diferenças de temperatura, melhor ainda. Tenho péssimas experiências com CDs guardados em mochilas. O CD, quando apareceu, era apresentado como indestrutível. Basta uma digital sua no lugar errado e aquilo já vai corroendo aquele joguinho. Numa boa. Já vi CDs se estragarem depois de 1 semana e já vi disquetes continuarem perfeitos depois de quase 10 anos de armazenamento. Vc nunca viu um CD se estragar? Vai nessa página: http://dlis.dos.state.fl.us/barm/preservation/conservation/dvds/index.html

As seis formas mais comuns de estragar:

• Escrever com caneta de ponta dura em cima
• Ficar no sol
• Tirar aquela pelicula plástica que recobre o CD
• Uso de solventes na limpeza
• Poeira, sujeira
• Manuseio sem luvas (mão no lado errado do CD pode corroer o produto)

Se for necessário limpar para tirar alguma sujeira, há produtos (já me falaram que pasta de dente simples com pouca água funciona, mas sei lá, não experimentei). Alguns recomendam os mesmos produtos para se limpar lentes de máquinas fotográficas. Outros, cotonete com água destilada. Se for só poeira, pincel. Mas qualquer produto que seja, a limpeza se faz do centro p. extremidade e não girando em torno do CD.

Seja lá o que vc vai fazer, há quem aposte num máximo de 5 anos de duração para que os dados continuem sendo lidos. De forma que é bom fazer um back-up, de tempos em tempos.

Vídeos, K-7 e Material Magnético

Vc pode até alegar que não tem vídeo. Eu também não. Mas tenho 50 fitas e aumentando. Como fazer para conservar?

Havia um tempo em que as revistas publicavam análises extensas da duração de cada tipo de fita à venda no mercado. Também comentavam como manipular, etc.. E deve haver publicações que ainda fazem isso hoje. Mas como a maioria do pessoal não fica lendo isso antes de comprar material para gravar sua aparição na TV.. melhor tomar cuidados.

Precauções

Fitas magnéticas são compostos de 3 elementos, o material base da fita, que é poliester, óxido de ferro e um composto de poliuretano que une os dois primeiros. É o óxido que guarda os sinais magnéticos. Oxidação não é ferrugem? Bom, isso foi só para comentar que alterou qualquer coisa nas propriedades do material e dançou a cor, luz, som de uma fita. Só que é importante olhar na qualidade da fita antes de colocar no aparelho. Principalmente se a fita não é sua ou tem origem desconhecida.

Os problemas mais comuns são os mesmos para outras mídias e livros. Flutuações de emperatura, humidade, manuseio incorreto, poeira. Fumaça de cigarro também é ruim. O mofo é bastante comum, tanto em K-7 como em disquete e vídeo. Um poeirinha de nada no lugar errado e todo o trabalho para gravar aquilo já era. Por outro lado, determinadas fitas magnéticas sujam o cabeçote. Fita antiga principalmente. Nos anos 80, a companhia BASF do Brasil fabricava umas fitas K-7 que em 2 horas deixavam seu gravador inaudível. Todo mundo aprendia a usar cotoneto com álcool p. limpar.

A exposição a altas temperaturas ou ao sol pode empenar a caixa da fita. O que pode, em alguns casos, ser resolvido com uma desmontagem cuidadosa e posterior "transplante" dos rolos de fita para outra caixa. O que talvez seja a única utilidade das fitas antigas. Ainda não consegui fazer esse transplante com as fitas K-7 fabricadas agora, elas não se desmontam. Mas veja na bibliografia, tem página descrevendo isso.

Um cuidado importante seria tocar ou rebobinar a fita inteira de tempos em tempos (não precisa escutar depois). Ajuda a preservar. Algo importante é observar se a fita, quando rebobinada, se ela não tem falhas. Há fitas que não rebobinam de jeito nenhum, mas tocam. Chato são fitas que foram  "mastigadas" pelo cabeçote do gravador. Sempre pode acontecer de novo. É só observar se existe alguma marca. Fitas que tem alguma faixa horizontal ou vertical estão praticamente detonadas para uso normal. Uso normal requer uma fita lisa e é bom guardar isso na cabeça, caso compre fita de locadora usada.

O uso do botão "pause", apesar de muito útil em várias ocasiões, detona tanto o cabeçote do aparelho quanto a fita, que fica esticada mais tempo do que o necessário. O mesmo acontece fazer "Fast Forward" ou "Reverse" sem apertar o "Stop" antes.

Na hora de manusear, guardar perto de geladeira, qualquer coisa magnética, é pedir problema depois. O mesmo é válido quanto a deixar cair. Passar o polegar ou dedo na fita, nunca! Na hora de guardar na estante, há discordâncias sobre se o melhor jeito é em pé como se fosse um livro ou deitado. Mas é bom que o tape esteja rebobinado. E nunca deixe largado dentro do aparelho.

Last, but no least: Já ouviu falar da Formiga carpinteira (Camponotus spp)? É um tipo de "formiga urbana", por assim dizer. Preferência por madeira morta (madeira viva seria árvore). Mas elas também curtem fazer ninhos em aparelhos de som, vídeo, toca-cds e computadores. Meio raro acontecer isso hoje (embora em alguns lugares seja praga). Então toma cuidado com esse tipo de bug.

Armazenamento de livros e papel

Para falar de conservação de papel, é preciso pensar no que conservar. Uma boa listagem de 200 páginas gasta um toner legal para imprimir, por exemplo. Um livro nem fica tão caro comprar de novo, pode-se pedir emprestado ou achar em sebo por um preço até melhor. Mas existe a possibilidade de revender aquele manual do Clipper 5.01, algum dia. Ou aquele guia completo de C++ da Borland. Ou emprestar p. alguém que vai te emprestar algo melhor (não recomendo emprestar a toa). Portanto:

O ideal é manter o livro inteiro, numa só peça. Organizar em estantes. Claro que há livros e livros. Como os pocket books ou brochuras. Os de capa-dura. Duram mais se ficarem em pé, daquele jeito mesmo. Evitar empilhamento ou se empilhar, empilhar poucos. Da mesma forma, não se deve deixa-los apertados numa prateleira.

Com as revistas, quase a mesma coisa. Existem umas caixas próprias de plástico polipropileno para se guardar revista em pé. E o bom é manter a revista reta para não deformar o papel. Parece frescura, mas deixar revista empilhada em caixas não é legal. Detona, ao longo dos anos.

Não se deve usar metal para guardar papel. Significando que o ideal são grampos e pastas com grampos feitos de plástico. Metal enferruja e ferrugem mancha. (Parece besteira, mas vai escanear artigo de jornal cheio de mancha de ferrugem).

Fotocópia é algo frágil. O toner desaparece com o tempo (registrar xerox na Biblioteca Nacional precisa de autorização), vide livro24.html ou direito22.html). E cada máquina de xerox é diferente. O ideal seria comprar papel neutro e guardar as xerox no meio das folhas. Fax, tem que xerocar, não dura.

Papel de listagem pode ser guardado em caixas, só lembra que de olhar de tempos em tempos.

O local

O local de armazenamento não pode ser aquele quarto úmido no fundo do apartamento. Existe uma umidade relativa do ar que precisa estar em torno de 50% a 60% no local do armazenamento. Acima disso, aparecem as baratas. Aparece o bolor, o primeiro sinal de umidade alta. A temperatura também precisa estar amena, do contrário o papel estraga mais rápido. Cortina, sofá e assemelhados absorvem a umidade. Mas seguram a poeira. Pode-se contornar um pouco o problema da temperatura e da umidade com ventilação.

Luz também é problema. Por isso é que algumas bibliotecas não permitem xerox de jornais e revistas. Para ler, tudo bem, mas quanto mais luz, mais rápido o livro estraga. É só ver aqueles livros que ficam direto em exposição, acabam amarelados pela ação do sol. Se quiser, experimenta levar um livro para ler na piscina e compara depois, para sentir a diferença da ação dos elementos. Ou em acampamento (aí vc pode ver nítidamente como uma coisa estraga rápido quando mal manuseada). Não tem volta, cara. Estraga mesmo e não existe jeito de fazer o livro voltar ao que era. O pior mesmo é aqueles respingos de água, não saem.

Fungo existe em tudo quanto é lugar, o problema é quando fica visível. Aí é aquela coisa de passar o pincel em cima e limpar. Ou usar espátula. Bichos como broca, cupim, melhor não ter. Broca é pó embaixo do livro, onde não deveria ter poeira. Cupim é aquela galeria dentro do livro. Problema do prédio onde vc está, não dos livros. Ratos e baratas são outro problema, mas detetizar também, principalmente se o inseticida cai no livro. Primeiro se detetiza depois se limpa os livros. Cheiro de livro velho pode ser retirado com uma caixa de bicarbonato de sódio. Só que o pó não deve entrar em contato com o livro.

Alguns equipamentos, como desumidificadores, valem a pena. Pote de sílica também. Usar as tampas de tubinhos de vitamina é possibilidade mas o custo-benefício como fonte de sílica, é pequeno. Dependendo da quantidade de livros, pode-se comprar essa sílica por quantidade.

Limpando a poeira de livros e papéis

Alguns não entendem ou não gostam de livro o suficiente para limpa-los. O termo técnico é higienização. Se vc tem ou conhece alguém com sinusite sabe que isso é importante. Pegar a coleção de tempos em tempos e tirar a poeira. A coisa é tão séria que o melhor é usar máscara cirúrgica (calcula a quantidade de pó que vc vai respirar mexendo com 10, 20, 100 livros), luvas cirúrgicas e até mesmo óculos de proteção. Chato é conseguir comprar esse material por unidade, nem sempre existe a venda. Se vc não usa luvas, o perigo é o pó ir para outros lugares e sujar outras coisas.

Existe até mesmo aspirado específico para isso, mas provavelmente o mais simples é comprar um pincel. Parece muito chique e nem vale a pena, mas se sua coleção de livros e papéis não é pequena.. então aproveite e carregue uma parte dela para algum lugar onde possa fazer essa limpeza numa boa. Tirar poeira no seu quarto, por exemplo, significa ter que limpar o quarto depois de limpar os livros. E acredite, livro pode ter muita, muita poeira. Alguns basta sacudir (com cuidado) e cai. Tenta fazer perto de uma janela.

É ritual, esse negócio de limpar. Passar o pincel (seco, óbvio, ninguém vai pintar nada, só espanar a poeira) pelas extremidades do livro. Depois do 10o do 20o livro, quando a coisa perde a novidade, é que se estraga aquele livro autografado pelo próprio Derneval Cunha em pessoa ou aquela enciclopédia de Linux encadernada em capa dura. Sacal, mas precisa segurar o livro como se fosse aquele último pedaço de bolo que sobrou da festa, num domingo de chuva. Vai sair para comprar outro, se estragar. Nos de capa dura, por exemplo, segurar pela capa estraga. Os livros de capa dura, além de caros, tem esse detalhe. Segurou errado, a capa fica e o livro vai. Use outro livro para apoiar o livro de capa dura enquanto aberto, se for necessário. Tem que tomar cuidado.

E se não limpar a poeira? Aí acumula e chegará o dia em q vc tem que lavar as mãos depois de ler. Dá nojo de pegar no livro e vontade de jogar fora. Se for para tirar essa sujeira, usar álcool etílico ou água numa panela. Pano de fralda também serve. Lustra-móveis não. Se for usado água para tirar o mofo, tem que secar o livro depois.

É cansativo, melhor não ficar o dia inteiro nessa, senão desiste. 4 horas no máximo. 2 vêzes por ano é uma boa média.

Armazenando Documentos

Minha primeira experiência ruim com documentos a serem guardados tem a ver com informática. Foi quando houve "problemas" de armazenamento de dados dos alunos da minha primeira faculdade. Todo mundo que não tinha recibo do pagamento das mensalidades teve que pagar tudo de novo. Recibo de banco também é documento. Cheque assinado é documento. Xerox pode ser documento.

O que vale e o que não vale a pena guardar, então? No caso de escola ou faculdade, o ideal seria pelo menos um ano.

7 de Janeiro de 2003 Arquivar contas evita aborrecimentos futuros

Início do ano, hora de limpar as gavetas e arrumar os arquivos. A coordenadora jurídica do Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec), Dulce Soares Pontes de Lima, lembra o ditado que diz "quem paga mal, paga duas vezes", para exemplificar os problemas que o consumidor pode passar se for cobrado e não tiver o comprovante do pagamento.

Para faciliar a vida dos consumidores está transitando na Assembléia Legislativa o projeto de lei 2097/2001 que obriga as empresas que prestam serviços públicos no estado do Rio a fornecer, no início de cada ano, uma certidão de adimplência aos usuários quites com as suas obrigações.- Isso seria uma maravilha porque a gente guardaria uma carta de cada empresa por ano - diz Ana Cristina Lira - ao afirmar que nunca sabe por quanto tempo guardar as contas pagas.- Todo ano tenho dificuldade de saber o que guardar.

Por medo de ter problemas com cobranças indevidas, acabo guardando um monte de papéis.Alexander Kirilloff revelou sua dificuldade em carta enviada a esta seção: "gostaria de saber por quanto tempo guardar comprovantes de pagamentos de IR, IPTU, IPVA, empresas de telefonia, de energia, gás e cartões de crédito.Dulce Soares afirma que não existe uma legislação que diga qual o prazo que se deve guardar as contas pagas. O artigo 177 do Código Civil, permite que as cobranças retroativas sejam feitas até o prazo de 20 anos, mas cada empresa tem os seus próprios critérios.- Os tributos federais, estaduais e municipais devem ser guardados pelo prazo de cinco anos, fora o que estiver em curso.

Mas, as contas de consumo dependem de cada empresa. Algumas, cortam logo o serviço se o cliente estiver inadimplente. É aconselhável guardar as contas por um ano, até para que o consumidor tenha o histórico do seu consumo.

As escolas, diz Dulce, não deixam que o aluno faça a matrícula no ano seguinte se houver débito, mas é bom guardar os carnês um ano para que se verifique de quanto foi o aumento da anualidade.Em tese, as empresas de cartões de crédito poderiam cobrar em até 20 anos, mas Dulce diz que dificilmente a empresa demoraria tanto para cobrar e o ideal é guardar os comprovantes por um ano.

- Condomínio, aluguel, prestação da casa própria são contas que devem ser guardadas durante 20 anos porque são contratos de longo prazo. O consumidor pode pedir um recibo dando quitação anual.

-Nota fiscal deve ser guardada pelo tempo de vida útil do produto. Mesmo com a garantia limitada a um ano, Dulce orienta que o consumidor guarde a nota fiscal e o carnê de pagamento até o fim da vida útil do produto:- O produto pode ter um vício oculto que só apareça depois. Esses documentos são fundamentais para uma reclamação desse tipo.Se o consumidor perder o documento que comprove o pagamento, mas tiver certeza de que pagou, ainda há uma saída, diz Dulce:- O consumidor também tem que ser organizado e não apenas cobrar que a empresa o seja, mas se ele tem certeza que pagou e não consegue achar o comprovante, pode entrar na Justiça pedindo a inversão do ônus da prova, ou seja, que a empresa prove que ele não pagou.A advogada observa que a obrigação de pagar é do consumidor e se ele verifica que uma conta não chegou, deve pedir uma segunda via.

Marilêide Mattei conta que ao fazer sua matrícula na Universidade Salgado de Oliveira foi impedida pois alegaram que havia uma mensalidade em aberto.

Marilêide diz que levou o comprovante do pagamento, mas a universidade constatou que havia duplicidade no pagamento de um mês e outro estava em aberto. Mandou que ela pagasse o que estava em aberto e pedisse a devolução da paga em duplicidade.- Fiquei esperando o ressarcimento por três meses.A Universidade Salgado de Oliveira disse que em razão do intenso volume de serviços, houve um lapso de tempo acima do previsto para o pagamento, que já foi feito.Dulce disse que Marilêide deveria ter entrado na Justiça, pedindo o ressarcimento em dobro:- Houve uma cobrança indevida, pois o erro foi da universidade que computou dois pagamento em um mês e deixou outro em aberto.

Como guardar seus documentos TELEMAR: Para que o cliente tenha uma margem de segurança, a operadora recomenda que ele guarde suas contas quitadas por 120 dias. A Telemar informa ainda que a conta não paga passa por um regime de notificações e bloqueios até que a linha seja retirada, no caso de não quitação da fatura por um prazo superior a 90 dias da data de vencimento.

EMBRATEL: Sugere o prazo de cinco anos.ATL: A ATL diz que o cliente deve guardar suas contas por seis meses. A operadora ressalta que a nota fiscal de compra do aparelho deve ser guardada enquanto o cliente tiver o aparelho. Se vendê-lo, a nota fiscal deve ir junto.

TELEFÔNICA: A empresa sugere que as contas sejam guardadas por cinco anos.

TIM: A empresa sugere o prazo de cinco anos.

OI: Recomenda o prazo de cinco anos, pois é o prazo que a empresa mantém as contas armazenadas em fita magnética.

CERJ: A Cerj diz que não existe uma lei sobre o assunto, mas, segundo a empresa, a recomendação do Procon é de que a fatura de qualquer serviço seja guardada por cinco anos.

LIGHT: A Light afirma que o consumidor que está adimplente com suas contas faz parte do clube Light, o que comprova que ele não deve nada à empresa.

CEDAE: A empresa sugere o prazo de cinco anos, mas ressalta que os consumidores que perderem suas contas não precisam ficar preocupados pois os pagamentos ficam gravados no sistema da coordenação comercial da companhia.

IPTU: A Secretaria de Fazenda diz que o contribuinte deve guardar o carnê do IPTU pelo período de seis anos.

IPVA: A Secretaria de Estado da Fazenda afirma que os comprovantes do IPVA devem ser guardados por cinco anos, sem contar o ano vigente.

IR: A Receita Federal recomenda que se guarde as declarações de Imposto de Renda por cinco anos.

CARTÕES DE CRÉDITO: A Associação Brasileira das Empresas de Cartão de Crédito sugere o prazo de um ano.

CONDOMÍNIO: O ideal é que o consumidor peça um recibo anual de quitação do condomínio. Os recibos devem ser guardados por 20 anos.

CARNÊS: O Clube de Diretores Lojistas sugere a guarda de carnês de prestações e financiamentos por cinco anos.

CONSÓRCIO: Os documentos de pagamentos devem ser guardados até a desalienação do bem.

ASSISTÊNCIA MÉDICA: O Idec sugere que os pagamentos sejam guardados por 20 anos.

ALUGUEL: O Idec sugere um prazo de cinco anos.

ESCOLAS: O Idec aconselha que se guarde os recibos pelo prazo de um ano.

- Repórter: Nadja Sampaio

Bibliografia:

SCHAEFER, Jeremy. Roxio EasyCD. <http://www.lib.umich.edu/dss/test/EasyCD/ > Acesso em 5/12/2003.

NORRIS, Debbie Hess, et al. Caring For Your Home Videotape. Disponível em <http://aic.stanford.edu/treasure/video.html >. Acesso em 5/12/2003.

GLASER, Mary Todd, et al.CONSERVACIÓN DE OBRAS DE ARTE SOBRE PAPEL. Disponível em <http://aic.stanford.edu/treasure/papel.html>. Acesso em 5/12/2003.

Preservation Information. Disponível em <http://dlis.dos.state.fl.us/barm/preservation/conservation/index.html >. Acesso em 5/12/2003.

Formigas Urbanas. Disponível em <http://www.geocities.com/~esabio/formigas/formigaurbana.htm >. Acesso em 5/12/2003.

SAMPAIO, Nadja. Arquivar contas evita aborrecimentos futuros (Fonte: O Globo- 1/1/2003). Disponível em <http://www.idec.org.br/paginas/noticias.asp?id=1303 > Acesso em 15/01/04.

The VHS Tape Repair Guide. Disponível em <http://www.csclub.uwaterloo.ca/u/bwross/tape_rep.html >. Acesso em 5/12/2003.

Tech Tips. Can a damaged VHS tape be repaired? Disponível em <http://www.unitedvisual.com/2tips/2tvcr105.asp > Acesso em 5/12/2003.